Gevoelige mail

17 november 2018 was het precies 30 jaar geleden dat de allereerste e-mail in Nederland werd verstuurd. Het is een open deur als ik beweer dat digitale berichten sindsdien een enorme vlucht hebben genomen.

Toch hebben we het kunstje nog steeds niet volledig onder de knie. Vooral als het gaat om berichten waarin emotie is verwerkt. Hoe komt dat?

Emotionele boodschappen

Boos? Direct je agressie op het toetsenbord wegrammen en op ‘versturen’ klikken? We hebben het allemaal wel eens gedaan. En we hebben er ook allemaal spijt van. Door het ontbreken van intonatie en mimiek, komt zo’n mailtje al snel harder aan dan je bedoelt. Nog afgezienvan het feit dat het nooit een goed idee is om met een roodaangelopen hoofd een briesend bericht te versturen. Tel eerst tot tien, of honderd, of…

Hoe breng je gevoel onder woorden? Vraag het een poëet, de gevoelige schrijver bij uitstek, en hij zal je ervan overtuigen dat het een van de lastigste opgaven uit de schrijverij is.

Schade en schande

Door schade en schande wijs geworden hebben we in de afgelopen dertig jaar natuurlijk veel geleerd over gevoelige mails. We begrijpen steeds beter dat emotionele boodschappen gemakkelijk verkeerd begrepen kunnen worden. Woede, begrip, ironie… we krijgen het in een e-mail amper over het voetlicht.

Zelfs als we emoticons toevoegen, de protheses voor onze tekstgevoelens, blijft het behelpen.

Gek wijf

In een persoonlijk contact of via de telefoon zou enige nuance wellicht wél overkomen. Een persoonlijk gesprek is ‘rijker’ dan een telefoongesprek, omdat je gesprekspartner ook je gezichtsuitdrukking kan lezen. En een telefoongesprek is weer ‘rijker’ dan een e-mail omdat je aan de telefoon ook door de klank van je stem informatie weergeeft. Zo kun je nuances aanbrengen in wat je wil overdragen. Ook ironie snappen we beter als daar mimiek en stemklank bij horen. Zeg tegen een goede collega eens dat je haar een gek wijf vindt.  Dat kan met een plagende stem, dito mimiek of een vette knipoog. En zij weet wie het zegt.

Schrijf ‘ik vind je een gek wijf’ in een in e-mail, dan heb je toch al snel iets uit te leggen.

Lachebekjes

Etomicons kunnen helpen. Het schijnt dat vooral vrouwen er graag gebruik van maken. Soms kun je nauwelijks kiezen uit de vele emoticons. En zelfs dan is het de vraag of de ander jouw keuze goed begrijpt. Is het lachen of uitlachen?  Is het intens verdiet of huilen van het lachen? Hoe hard lacht de afzender van die huilende smiley nou echt? Wat betekent de digitale knipoog precies? Loop je het risico hiermee een #metoo aan de broek te krijgen?

Hoe dan? 10 tips om misverstanden te voorkomen

  1. Laat uitingen van (heftige) emoties in e-mails achterwege. E-mail is daar niet geschikt voor! Hou het zakelijk, feitelijk en vriendelijk.
  2. Wil je toch iets emotioneels delen? Kies dan zo mogelijk voor een persoonlijke ontmoeting of telefonisch contact.
  3. Check of je eigen mail misschien onbedoeld emotionele, of dubbelzinnige boodschappen bevat. Laat hem desnoods ook even door iemand anders lezen, iemand die jouw intentie nog niet kent. Vat hij hij de tekst net zo op zoals jij hem bedoelt?
  4. Verstuur geen mail als je boos bent. Als je die toch schrijft, laat hem minstens 24 uur liggen. Letterlijk: slaap er een nachtje over. Vaak is het voor je eigen afkoelproces al voldoende als je je boosheid van je afgeschreven hebt.
  5. Sta je de volgende dag nog steeds achter je tekst?  Wil je hem nog steeds versturen? In deze vorm en bewoordigen? Klik dán pas  op verzenden. Maar nog liever: helemaal niet.  Schrijf je verhaal opnieuw, feitelijk en in objectieve bewoordingen.
  6. Twijfel je naderhand toch of de ontvanger je  bericht wel zal begrijpen? Bel even en vraag met een vriendelijke stem of de ander uw mailtje goed heeft ontvangen.
  7. Houd mails beknopt. Als mensen van een beeldscherm lezen, nemen ze 25 procent minder op dan wanneer ze van papier lezen. Half lezen kan verwarring in de hand werken.
  8. Gebruik liever geen emoticons in zakelijke mail om je gevoel te verduidelijken. Ze kunnen de indruk wekken dat je mededeling niet zo serieus is, wat de verwarring alleen maar kan vergroten.
  9. Ontvang je zelf een mailtje met een emotionele lading? Reageer daar dan niet direct op, maar laat het bezinken. Bedenk dat de mail anders bedoeld kan zijn dan je denkt. Laat het aan een goede collega lezen, desnoods aan je partner. Die legt de boodschap misschien anders uit.
  10.  Als je niet begrijpt wat iemand bedoelt, vraag dan om uitleg. Nodig de afzender eventueel uit om het er in een persoonlijk gesprek over te hebben.