10 tips: Out of Office | Ik ben er even niet

Hoera vakantie! Terwijl jij in een ver oord van je welverdiende rust geniet zijn er toch mensen die je een mail sturen. Gelukkig hoeven ze niet lang op antwoord te wachten, want je hebt een out-of-office-bericht ingesteld.

De ijverige mailschrijver heeft binnen een paar seconden antwoord. Lang leve de moderne techniek. Tot zo ver gaat alles perfect.

Maar dan, wat staat er eigenlijk in je bericht? Is het een zinvolle boodschap? Of stuur je de ontvanger met een kluitje in het riet? Stel dat het een storingsmelding is.

Eerst een paar voorbeelden van hoe het beter niet kan,
daarna 10 bruikbare tips.

  • Ik ben afwezig tot 1 september. Op 2 september ga ik mijn mail weer lezen.
  • Dit is een automatisch bericht van Piet Voorbeeld. Ik ben afwezig tot 1 september, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
  • Ik ben er even niet. 1 september zit ik weer op mijn vaste plek en dan beantwoord ik uw mail.
  • Deze mail wordt niet gelezen of doorgestuurd. Morgen ben ik er weer. Dan zal ik antwoorden.
  • I.v.m. mijn afwezigheid zal ik mijn email niet beantwoorden. Van 1 augustus – 1 september ben ik afwezig. Dit bericht krijgt u in deze periode slechts 1 keer.
  • Helaas kan ik uw e-mail nu niet beantwoorden.
  • En dan heb je nog de lolbroek:

En nu? De lezer van dit soort berichten staat met lege handen. ‘Er is niemand die mij helpen kan.’

Deze berichten zijn geschreven met de afzender in gedachten.
Denk aan je publiek: de lezer. Schrijf ook dit soort korte berichtjes met aandacht.

10 controlepunten voor een zinvol afwezigheidsbericht

1 Bedenk een goede onderwerpregel.

Veel mailprogramma’s maken een automatische titel aan. Maak de titel iets persoonlijker. Geef bij voorkeur een titel die de ontvanger vertelt dat je afwezig bent. Zo ziet de ontvanger ook zonder de mail te openen dat je niet snel kunt antwoorden

2 Begin altijd met een aanhef.

3 Bedank je lezer voor zijn bericht.

4 Vertel wanneer je weer bereikbaar bent.

De reden melden van je afwezigheid is wel klantvriendelijk, maar doet er niet altijd toe. Maak een afweging.

Wat kan de lezer wél doen?

5 Verwijs door naar een collega of afdeling en vermeld zijn/haar naam.

6 Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.

Vaak staat er iets bij in de traint van ‘in dringende gevallen…’ of ‘bij spoedeisende zaken…’ Dat werpt een drempel op. Is die drempel nodig? Of  drijf je de ontvanger in de handen van de concurrentie?

Alles goed geschreven?

7 Controleer op spel- en taalfouten.

8 Zorg ervoor dat er geen slordigheidsfouten in je tekst staan.

Had je vorig jaar ook al een bericht aangemaakt? Handig! Of niet?
Woensdag 1 september 2016 ben ik weer aanwezig. (…)

9 Sluit af met een groet en je naam.

10 Heb je standaard een handtekening onder je mails staan?  Dan hoef nu natuurlijk niet nog eens te ondertekenen.

 


Je afwezigheidsbericht kan er dan zo uitzien:

Automatisch antwoord op uw e-mail

Beste lezer,

Bedankt voor uw bericht.
Van 1 t/m 30 augustus 2017 ben ik afwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met ons directiesecretariaat:
- telefoon: 0123 – 456789
- e-mail: [email protected]
Vanaf 2 september a.s. zal ik uw bericht, indien gewenst, beantwoorden.

Met vriendelijke groet,
Piet Voorbeeld,
Contractmanager bij Ons Bedrijf

Beetje saai misschien, maar wel neutraal. Je weet immers niet wie er mailt. Is het een goede bekende, een belangrijke klant, een toekomstige grote opdrachtgever?  Allemaal goede redenen om het kort en zakelijk te houden.

Humor kan op de lachspieren werken, maar ook irriteren. Wees er heel voorzichtig mee!

Spelen met de datum

  • Het is handig om twee of drie dagen van tevoren je out-of-office-reply al aan te zetten. Met aangepaste datum, natuurlijk. Dat is een slimme truc om te voorkomen dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.
  • Zet de datum waarop je weer bereikbaar bent een of twee dagen later dan wanneer je daadwerkelijk weer aan het werk gaat. Dan houd je nog wat ruimte over om te acclimatiseren en je inbox op te ruimen, antwoorden klaar te zetten en meteen schone mailbox te beginnen als de hectiek weer begint.
  • Stel vóór je vakantie een reminder in dat je direct na je vakantie de out-of-office-reply uitschakelt. Het is wel heel slordig als er op 5 september een out- of-office-reply wordt verstuurd waarin staat dat je vanaf 2 september  weer bereikbaar bent.

 

Werk bij een groot bedrijf en kan een collega jouw zaken overnemen? Zorg er dan voor dat de mail intern wordt doorgestuurd. De klant is snel geholpen. Moet je toch persoonlijk reageren? Ook dan weet de klant waar hij aan toe is.

 

Ik wens je een onbezorgde vakantie!

Gratis congres over taalfouten

Waarom maken we taalfouten? Alleen uit slordigheid? Taalkundig onderzoek laat zien dat er achter taalfouten soms verrassend veel logica schuilgaat.

Immers: taal leeft en kent zelforganisatie. Maar wat als deze zelforganisatie in strijd is met de geldende taalnormen?

In dit publiekssymposium presenteren vier taalkundigen uit Nederland en België hun goede redenen voor foute taal. Zij gaan in gesprek met het hoofd taalbeleid van de Nederlandse Taalunie. Een jonge leraar Nederlands debatteert mee vanuit het onderwijs.

Iedereen die geïnteresseerd is in taal, is welkom.

Toegang is gratis, aanmelding verplicht.

Bron: Universiteit Leiden

Foutloos Nederlands scoort beter op het web

Hoe belangrijk is correct Standaardnederlands voor commerciële websites? Klikken potentiële klanten echt weg bij de eerste de beste tikfout of dt-fout die ze opmerken? Associëren ze slechte taal met een slecht product, of lezen ze over gebrekkige taal heen?

Met andere woorden: is een extra investering in degelijke taal wel nuttig op een mooie en gebruiksvriendelijke website? Taalliefhebber Miet Ooms deed er onderzoek naar. Lees verder Foutloos Nederlands scoort beter op het web

Jaarwisseling

jaarwisselingHet hele jaar door verzamel ik opvallende teksten en in december publiceer ik verzamelde teksten rondom het thema jaarwisseling. Teksten die mij raken of die een thema hebben dat mij aanspreekt.

Een van die thema’s is de jaarwisseling. Dat vind ik een bijzonder thema, omdat er een door de mens bedachte scheidslijn tussen oud en nieuw is aangebracht. ‘Oud’ laten we achter ons en met ‘Nieuw’ nemen we ons voor dat alles voortaan beter wordt. Lees verder Jaarwisseling

Bundespräsidentenstichwahlwiederholungsverschiebung

spatieloos woord van het jaarHeb je de titel in één keer kunnen lezen? Zonder haperingen? Knap!

Hij is zo lang dat hij niet eens in een keer op de webpagina past.

Bundespräsidentenstichwahlwiederholungsverschiebung

Worstconstructies noem ik ze vaak, de ellenlange woorden die bestaan uit een heleboel samenstellingen die je zonder tussenkomst van een spatie of koppelteken aaneen rijgt. Worst, want je kunt er van alles inproppen.

Lees verder Bundespräsidentenstichwahlwiederholungsverschiebung

Nederlands belangrijkste taal op de werkvloer

Het Nederlands blijft voor Vlamingen en Nederlanders de belangrijkste taal op de werkvloer. In de communicatie met de buitenwereld nemen naast het Nederlands ook het Engels en Frans een prominente plaats in. Dat blijkt uit de eerste resultaten van het onderzoek ‘Staat van het Nederlands’.

Veiligheid en productie worden bevorderd door heldere communicatie. Daarvoor is goede beheersing van het Nederlands noodzakelijk.  Lees verder Nederlands belangrijkste taal op de werkvloer

Zes tips voor een goede onderwerpregel in je e-mail

inhoud-en-doel-mailE-mailen doen we bijna allemaal. Even een paar woorden versturen: meestal een korte vraag of mededeling.  Net als bij een brief hoort ook bij een e-mail een goede onderwerpregel – ook bekend als de referteregel. Meestal beperk je je tot een paar woorden.

Hoe kies je een betekenisvolle onderwerpregel? Lees verder Zes tips voor een goede onderwerpregel in je e-mail

Goed lezen

seattle timesNatuurlijk zijn we op onze hoede. Sinds ‘Parijs’ meer dan ooit.
Maar een verkeerd gelezen(?) woord zorgt niet alleen voor een vergissing, verspreking, hilariteit – denk aan de klassieke klucht – of miscommunicatie.

Er kan ook regelrechte paniek uitbreken in het vliegtuig als iemand meegluurt op het scherm van een medepassagier en daar denkt het woord ‘dynamite’ in combinatie met een Indiase luchthavencode te lezen.
Vier passagiers worden uit het vliegtuig gehaald en door de politie aan de tand gevoeld. Goed lezen is een kunst, want men vond geen enkele verdachte sms op de telefoons…