Zes tips voor een goede onderwerpregel in je e-mail

inhoud-en-doel-mailE-mailen doen we bijna allemaal. Even een paar woorden versturen: meestal een korte vraag of mededeling.  Net als bij een brief hoort ook bij een e-mail een goede onderwerpregel – ook bekend als de referteregel. Meestal beperk je je tot een paar woorden.

Hoe kies je een betekenisvolle onderwerpregel?

Zes tips

  1. Zet altijd iets in de onderwerpregel
    De onderwerpregel is er niet voor niets. Ga maar eens na hoe je zelf je inbox doorleest. Je kijkt naar de afzender én naar het onderwerp. Wel zo prettig dus als dat goed is ingevuld!
  2. Inhoud en doel
    De onderwerpregel geeft in een paar woorden aan wat de essentie is van de e-mail is: onderwerp en doel. Vat in een paar woorden samen waarover je e-mail gaat.
  3. Betekenisvol
    Vermijd onderwerpen als: lees dit, graag je mening, reactie nodig, informatie, verzoek, bevestiging. Die termen zeggen nauwelijks iets.
    Waarom moet ik dat lezen? Waarover moet ik mijn mening geven? Waarop moet ik reageren? Welke informatie staat erin? Waarover gaat het verzoek? Wat moet ik bevestigen? Of geeft de ander een bevestiging?
    Deze woorden zijn nauwelijks informatief. Ze zeggen wel iets over het doel van de e-mail, maar niets over het onderwerp.
  4. Kort
    Telegramstijl is toegestaan. Een (te) lange onderwerpregel is niet aantrekkelijk. Beperk je tot de essentie, het liefst in één kernwoord, zo houd je het overzichtelijk en bespaar je de lezer tijd.
  5. Sluit het onderwerp nog aan?
    Controleer bij een antwoord of de onderwerpregel nog aansluit op de inhoud van de e-mail. Als je een mail beantwoordt, zal de onderwerpregel automatisch beginnen met Re:, gevolgd door wat de afzender als onderwerp heeft opgegeven. Dekt die onderwerpregel de lading nog?
    Veel mensen hebben de neiging om een hele mailwisseling op te zetten door een ‘oude’mail steeds opnieuw te gebruiken. Vaak verschuift het onderwerp, naarmate de conversatie vordert.
  6. Archief
    Goede onderwerpregels zijn zinvol als je oude mails doorzoekt. Wat stond er ook alweer in die mail? Concreet maken dus.