Tagarchief: out-of-office

10 tips: Out of Office | Ik ben er even niet

Hoera vakantie! Terwijl jij in een ver oord van je welverdiende rust geniet zijn er toch mensen die je een mail sturen. Gelukkig hoeven ze niet lang op antwoord te wachten, want je hebt een out-of-office-bericht ingesteld.

De ijverige mailschrijver heeft binnen een paar seconden antwoord. Lang leve de moderne techniek. Tot zo ver gaat alles perfect.

Maar dan, wat staat er eigenlijk in je bericht? Is het een zinvolle boodschap? Of stuur je de ontvanger met een kluitje in het riet? Stel dat het een storingsmelding is.

Eerst een paar voorbeelden van hoe het beter niet kan,
daarna 10 bruikbare tips.

  • Ik ben afwezig tot 1 september. Op 2 september ga ik mijn mail weer lezen.
  • Dit is een automatisch bericht van Piet Voorbeeld. Ik ben afwezig tot 1 september, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
  • Ik ben er even niet. 1 september zit ik weer op mijn vaste plek en dan beantwoord ik uw mail.
  • Deze mail wordt niet gelezen of doorgestuurd. Morgen ben ik er weer. Dan zal ik antwoorden.
  • I.v.m. mijn afwezigheid zal ik mijn email niet beantwoorden. Van 1 augustus – 1 september ben ik afwezig. Dit bericht krijgt u in deze periode slechts 1 keer.
  • Helaas kan ik uw e-mail nu niet beantwoorden.
  • En dan heb je nog de lolbroek:

En nu? De lezer van dit soort berichten staat met lege handen. ‘Er is niemand die mij helpen kan.’

Deze berichten zijn geschreven met de afzender in gedachten.
Denk aan je publiek: de lezer. Schrijf ook dit soort korte berichtjes met aandacht.

10 controlepunten voor een zinvol afwezigheidsbericht

1 Bedenk een goede onderwerpregel.

Veel mailprogramma’s maken een automatische titel aan. Maak de titel iets persoonlijker. Geef bij voorkeur een titel die de ontvanger vertelt dat je afwezig bent. Zo ziet de ontvanger ook zonder de mail te openen dat je niet snel kunt antwoorden

2 Begin altijd met een aanhef.

3 Bedank je lezer voor zijn bericht.

4 Vertel wanneer je weer bereikbaar bent.

De reden melden van je afwezigheid is wel klantvriendelijk, maar doet er niet altijd toe. Maak een afweging.

Wat kan de lezer wél doen?

5 Verwijs door naar een collega of afdeling en vermeld zijn/haar naam.

6 Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.

Vaak staat er iets bij in de traint van ‘in dringende gevallen…’ of ‘bij spoedeisende zaken…’ Dat werpt een drempel op. Is die drempel nodig? Of  drijf je de ontvanger in de handen van de concurrentie?

Alles goed geschreven?

7 Controleer op spel- en taalfouten.

8 Zorg ervoor dat er geen slordigheidsfouten in je tekst staan.

Had je vorig jaar ook al een bericht aangemaakt? Handig! Of niet?
Woensdag 1 september 2016 ben ik weer aanwezig. (…)

9 Sluit af met een groet en je naam.

10 Heb je standaard een handtekening onder je mails staan?  Dan hoef nu natuurlijk niet nog eens te ondertekenen.

 


Je afwezigheidsbericht kan er dan zo uitzien:

Automatisch antwoord op uw e-mail

Beste lezer,

Bedankt voor uw bericht.
Van 1 t/m 30 augustus 2017 ben ik afwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met ons directiesecretariaat:
- telefoon: 0123 – 456789
- e-mail: [email protected]
Vanaf 2 september a.s. zal ik uw bericht, indien gewenst, beantwoorden.

Met vriendelijke groet,
Piet Voorbeeld,
Contractmanager bij Ons Bedrijf

Beetje saai misschien, maar wel neutraal. Je weet immers niet wie er mailt. Is het een goede bekende, een belangrijke klant, een toekomstige grote opdrachtgever?  Allemaal goede redenen om het kort en zakelijk te houden.

Humor kan op de lachspieren werken, maar ook irriteren. Wees er heel voorzichtig mee!

Spelen met de datum

  • Het is handig om twee of drie dagen van tevoren je out-of-office-reply al aan te zetten. Met aangepaste datum, natuurlijk. Dat is een slimme truc om te voorkomen dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.
  • Zet de datum waarop je weer bereikbaar bent een of twee dagen later dan wanneer je daadwerkelijk weer aan het werk gaat. Dan houd je nog wat ruimte over om te acclimatiseren en je inbox op te ruimen, antwoorden klaar te zetten en meteen schone mailbox te beginnen als de hectiek weer begint.
  • Stel vóór je vakantie een reminder in dat je direct na je vakantie de out-of-office-reply uitschakelt. Het is wel heel slordig als er op 5 september een out- of-office-reply wordt verstuurd waarin staat dat je vanaf 2 september  weer bereikbaar bent.

 

Werk bij een groot bedrijf en kan een collega jouw zaken overnemen? Zorg er dan voor dat de mail intern wordt doorgestuurd. De klant is snel geholpen. Moet je toch persoonlijk reageren? Ook dan weet de klant waar hij aan toe is.

 

Ik wens je een onbezorgde vakantie!